7.2. Действия контрагентов при обмене двухсторонними документами
Предлагаемый ниже порядок действий не является единственным возможным, он носит иллюстративный характер и может быть изменён в соответствии с распределением прав и обязанностей сотрудников, участвующих в работе с электронными документами.
Отправитель:
-
В разделе "Черновики" кнопкой "Создать документ" формирует документ в электронной форме. Если необходимо, то формирует сопроводительное письмо, присоединяет документ, как вложение. Подробнее см. п. 8.3. Формирование письма с документом, требующим подписания.
-
При необходимости уведомления других сотрудников отправляет документ в электронной форме на согласование кнопкой "Согласовать" с последующим указанием подразделения или сотрудника, которому документ направляется на согласование. Подробнее см. п. 9. Направление документа на согласование или подписание.
-
Нажатием кнопки "Подписать и отправить" подписывает и отправляет документ и сопроводительное письмо (см. п. 11. Отправка документа и контроль ЭДО).
-
Автоматически получает от Оператора подтверждение даты получения документа.
-
Автоматически получает от Получателя (адресата) извещение о получении документа.
-
После подписания и отправки Получателем получает документ с электронной подписью (ЭП) Отправителя и Получателя или Титул с ЭП Получателя в той же строке раздела "Отправленные" (см. п. 12.3. Получение документа с двумя ЭП или Титула покупателя товарной накладной).
-
При необходимости аннулирования отправленного документа отправляет предложение о его аннулировании в рамках того же документооборота. Если документ не был получен Получателем, то он аннулируется, получает статус "Аннулирован", и документооборот по нему считается завершенным. Если данный документ был получен Получателем, то для аннулирования необходимо подписание предложения об аннулировании Получателем документа. В случае отказа Получателя от подписания предложения об аннулировании документ не считается аннулированным. См. п. 10. Аннулирование документа (отзыв подписи под документом).
-
При получении предложения об аннулировании читает его текст, принимает решение, дать согласие или отказать, и отправляет соответствующее сообщение с ЭП. См. п. 10. Аннулирование документа (отзыв подписи под документом).
Получатель:
-
С использованием носителя ключевых данных подключается через Интернет к порталу Такском-Файлер (см. п. 5.2. Вход с использованием ключа ЭП).
-
Открывает раздел "Входящие" и автоматически получает электронную почту (см. п. 12.2. Получение письма с документом, представленным для подписания, его рассмотрение, подписание и возвращение).
-
Рассматривает документ и сопроводительное письмо, подписанные ЭП Отправителя.
-
При необходимости уведомления других сотрудников отправляет документ в электронной форме на согласование кнопкой "Согласовать" с последующим указанием подразделения или сотрудника, которому документ направляется на согласование. Подробнее см. п. 9. Направление документа на согласование или подписание.
-
При необходимости передать (переместить) полученный документ (письмо) в другое подразделение и при наличии такого права (см.п. 6.7.1. Ввод и редактирование данных о сотруднике) нажимает кнопку "Переместить" и выбирает подразделение из полного списка подразделений . В результате документ (письмо) будет удалён из списков документов одного подразделения и добавлен в списки документов другого подразделения.
-
Подписывает своей ЭП полученный документ (Титул покупателя, Титул заказчика) или Уведомление об отказе и направляет Отправителю или направляет документ на подписание (подробнее об этом см. п. 9. Направление документа на согласование или подписание).
-
При необходимости аннулирования полученного и подписанного документа в рамках того же документооборота отправляет Отправителю предложение о его аннулировании. Для аннулирования необходимо получить от Отправителя сообщение о согласии с ЭП. В случае получения отказа Отправителя документ не считается аннулированным. См. п. 10. Аннулирование документа (отзыв подписи под документом).
-
При получении предложения об аннулировании подписанного им документа читает его текст, принимает решение, дать согласие или отказать, и отправляет соответствующее сообщение с ЭП.
ПРИМЕЧАНИЯ:
-
Документ переданный на согласование можно отозвать, для этого необходимо открыть переданный на согласование документ и нажать кнопку "Отозвать согласование" или "Отозвать подписание" (см. п. 9.1. Отказ от передачи на согласование или подписание).
-
Формирование ЭП на отправляемом документе, сообщении и сопроводительном письме, проверка подписи, формирование и отправка извещений о получении происходят автоматически.
-
У Отправителя и Получателя автоматически ведутся таблицы отправленных и входящих документов (писем). Для работы с каждой из этих таблиц доступны функции фильтрации по датам, отправителю, получателю, сумме, номеру, комментарию и статусу (см. п. 13), а также функции печати и сортировки (по всем столбцам). При нажатии на названии отправленного или полученного письма (документа) открывается окно просмотра документов цикла обмена, связанного с данным письмом. Каждый документ цикла обмена (документооборота), как и сам комплект документов цикла обмена, можно просмотреть в отдельном окне и, при необходимости, выгрузить или распечатать.