9. Направление документов на согласование или подписание внутри организации
Отправленный или полученный документ можно отправить на согласование, черновик или ответ на документ можно отправить на подписание другому сотруднику или в другое подразделение свооей организации.
Процедура передачи документов или пакетов документов другому сотруднику или подразделению, направления на согласование или подписание не является обязательной.
Лицо, имеющее право подписания документов и личный ключ ЭП, может подписывать и отправлять документы без пересылки внутри организации и направления на согласование. О подписании и отправке документа без согласования и пересылки внутри организации см. п. 11. Отправка документа и контроль ЭДО.
Если прежде, чем перевести в архив, подписать или отправить документ или пакет документов, необходимо собрать отметки о его прочтении или согласовании, то это можно сделать двумя способами:
-
В соответствии с маршрутом, указанным при настройке. О настройке маршрутов согласования и подписания документов см. п. 6.9.
-
По инициативе получившего документ, независимо от маршрутов, указанных при настройке. Этому способу посвящен данный раздел.
На согласование, на подписание или для ознакомления в любое из подразделений и любому из сотрудников, указанных при настройке (см. п. 6.7. Ввод данных о структуре организации), можно направить как исходящий, так и входящий документ, за исключением пришедшего на согласование или подписание или черновика с ошибками, выявленными средствами контроля формата, вместе со связанными документами или без них.
Количество согласований не ограничено, но направление на следующее согласование можно выполнить только после завершения предыдущего согласования. Большинство документов можно подписать только один раз, но для некоторых форм документов возможно формирование двух подписей, см. п. 8.1.3. Формирование и отправка счетов-фактур (СЧФДОП, КСЧФДИС) с двумя подписями.
Если документ направлен на согласование лично сотруднику, то этому сотруднику предоставляется право на согласование этого документа, независимо от прав, указанных для него администратором.
Пока документ ожидает согласования или подписания, его нельзя отредактировать, подписать или отклонить, отправить на согласование или подписание, но эти действия будут доступны, если отправивший документ на согласование или подписание отменит направление документа на согласование/подписание.
Об отмене направления документа или пакета документов на согласование или подписание см. п. 9.1.
Сотрудник, передающий документ на подписание, может сохранить заполненный полностью или частично ответный титул. Подготовленный ответный титул подписант увидит только в том случае, если решит положительно ответить на данный документ. Если подписант решит отказать в подписании документа или отправке ответного титула, то он формирует уведомление об уточнении самостоятельно.
Особенности использования
операций передачи документов "На согласование", "На подписание" и "На подпись":-
Если по регламенту для входящего документа предусмотрена отправка ответного титула, то можно заполнить и сохранить ответный титул перед направлением документа на подписание. Этот ответный титул будет использован в случае принятия решения о подписании.
-
У сотрудника, получившего исходящий документ на согласование, не будет возможности отправить этот документ.
-
У сотрудника, получившего входящий документ на согласование, не будет возможности отправить положительный или отрицательный ответ на этот документ контрагенту.
-
На подписание можно направить только документ раздела "Черновики" или "Документооборот" - "Входящие".
-
Отправленный или полученный документ можно отправить на согласование.
-
Нельзя отправить на подпись входящий документ, не требующий подписания согласно регламенту ЭДО или значению соответствующего атрибута, установленного отправителем (для неформализованных документов).
-
На время от образования до завершения задачи согласования/подписания документа формирование других задач согласования/подписания для данного документа блокируется.
Направление на согласование или подписание отдельного документа или пакета документов
Для направления документа на согласование или подписание необходимо:
-
В экранной форме документа на панели инструментов нажать кнопку "На согласование", "На подписание" или "На подпись". Примеры:
-
Указать подразделение и, при необходимости, персонально сотрудника, которому документ отправляется на согласование или подписание, и комментарий. Если необходимо отправить на согласование документ вместе со связанными документами, то нужно поставить галочку в позиции "Отправить все связанные".
Пример:
-
Нажать кнопку Отправить .
Направление на согласование или подписание документа или пакета документов из списка
Для отправки на согласование или подписание сразу несколько документов или пакетов, нужно:
-
Открыть раздел, в котором находятся эти документы.
-
Отметить направляемые на согласование или подписание документы галочками в первой колонке.
|
ПРИМЕЧАНИЕ:
Если список документов (документооборотов) занимает несколько страниц, то галочки возле документов на скрытых страницах списка тоже учитываются, поэтому перед нажатием кнопки, соответствующей отправке (направлению) на согласование или подписание, необходимо убедиться, что число отмеченных галочками (выбранных) документов, которое отображается на панели инструментов, соответствует желаемому.
|
-
Нажать кнопку, соответствующую отправке (направлению) на согласование или подписание.
Пример:
-
В открывшемся окне выбрать подразделение, в которое направляются документы и, при необходимости, - указать сотрудника выбранного подразделения, которому направляются документы.
-
При необходимости - заполнить поле "Комментарий".
-
При необходимости отправки на согласование связанных документов - поставить галочку в позиции "Включить связанные документы".
-
Нажать кнопку Отправить . Пример:
После этого внизу справа на короткое время отобразится сообщение о выполненном действии. Пример:
В результате отправки документа или пакета на подписание или согласование:
-
У отправляющего на подписание или согласование документ (пакет документов) перемещается из раздела, в котором находился, в раздел "Задачи" - "Исходящие". При удалении сотрудника, у которого в разделе "Задачи" - "Исходящие" есть документы на согласование или подписание, такие документы по умолчанию останутся в этом же разделе подразделения удаляемого сотрудника, и другие сотрудники этого подразделения смогут продолжить с ними работу.
-
Внутренний статус документа, отправленного на согласование, получает значение "На согласовании: <Фамилия И.О.>" или "На согласовании: <Подразделение>".
Внутренний статус документа, отправленного на подписание, получает значение "На подписании: <Фамилия И.О.>" или "На подписании: <Подразделение>";
-
Внешний статус исходящего документа, отправленного на согласование или подписание, не изменяется.
-
Документ отображается в разделе "Задачи" - "Требуют обработки" у всех сотрудников подразделения, в которое документ направлен на согласование, или только у конкретного сотрудника, если он был указан при направлении.
При удалении подразделения на документы, направленные в это подразделение на согласование или подписание, автоматически формируется отрицательный ответ с комментарием об удалении подразделения. При удалении данных сотрудника на документы, направленные лично ему на согласование или подписание, автоматически формируется отрицательный ответ с комментарием об удалении данных сотрудника.
Если документ направляется на согласование вместе со связанными документами, то связанные документы, находящиеся на стадии согласования тем же сотрудником или подразделением, повторно на согласование не направляются.
При редактировании подразделения в данных сотрудника (см. п. 6.7.1. Ввод и редактирование данных о сотруднике) документы, направленные ему на согласование, по-прежнему будут отображаться у него в соответствующих разделах.
Процедуру согласования можно прекратить, - отозвать документ, отправленный на согласование или подписание, см. п. 9.1. Отказ от передачи на согласование или подписание.
В случае получения отказа от согласования черновика документа можно его отредактировать по полученным замечаниям после нажатия кнопки "Редактировать" и снова направить на согласование.
О согласовании, подписании и отправке или отклонении документа, полученного на согласование или подписание внутри организации см. п. 9.2. Согласование, подписание или отклонение.
Об отмене передачи документа на согласование или подписание см. п. 9.1. Отказ от передачи на согласование или подписание.
О возможных ошибках при попытке отправки документа на согласование или подписание см. п. 9.3. Сообщения об ошибках.